Das Sub Aqua DiveCenter organisiert seit über 30 Jahren Tauchkurse weltweit. Von der Zentrale in München aus koordiniert das Unternehmen acht Tauchbasen in Ägypten, Thailand, Oman sowie auf den Malediven. Für die Organisation, Logistik und Technik zwischen Zentrale und Tauchbasen sorgt der eigene Dienstleister DiveConsult. Insgesamt sind zwischen 25 bis 30 Mitarbeiter für DiveConsult tätig; derzeit stehen 15 PC-Arbeitsplätze zur Verfügung.
Um die weltweite Zusammenarbeit zu vereinfachen, suchte DiveConsult nach einer neuen Lösung. „Die Vorgängerlösung erwies sich immer mehr als Stückwerk, und es dauerte oft sehr lange, eine Verbindung zu unseren Tauchbasen herzustellen", erzählt Thomas Nestl, Office Manager bei DiveConsult. Das Unternehmen suchte zudem nach einer Anwendung, um Dokumente zuverlässig zu tauschen. Die Gesamtlösung sollte kostengünstig, flexibel, ausfallsicher und einfach zu verwalten sein
Kostengünstig und zuverlässig
Nach Beratung mit seinem langjährigen IT-Dienstleister infoWAN Datenkommunikation
aus München entschied sich DiveConsult für die Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS). BPOS besteht aus Microsoft Exchange Online für den Zugriff auf Emails, Kalender und Kontakte sowie aus Microsoft Share- Point Online als zentrale Dokumentenablage und Ort der virtuellen Zusammenarbeit. Weitere Komponenten sind Microsoft Office Live Meeting für Webkonferenzen und Microsoft Office Communications Online, das Präsenzinformationen zu Mitarbeitern liefert. DiveConsult bezieht diese Anwendungen als Dienst aus dem Internet, sprich der Cloud. Das Unternehmen setzt das Paket für 8,52 Euro netto pro Nutzer und Monat ein. Bei 20 Lizenzen ergibt das rund 2.050 Euro im Jahr. „Damit können wir ohne große Investitionen unsere Tauchbasen zuverlässig über die Cloud mit der Zentrale vernetzen. Wir sparen uns den Kauf und Betrieb von eigenen Servern. Und der Aufwand für die Administration entfällt ganz", erklärt Nestl.
Sicher und einfach zu bedienen
Mit Office Live Meeting startet Nestl von München aus via Internet Besprechungen mit den Tauchbasen, in deren Rahmen auch gemeinsam Dokumente bearbeitet werden. „Klasse ist die Möglichkeit, über Office Live Meeting auf die Rechner der Tauchbasen zugreifen zu können", erzählt Nestl. „So kann ich meinen Mitarbeitern die neuen Funktionen des Buchungs-Tools direkt auf ihrem Bildschirm erklären." In SharePoint Online legt DiveConsult wichtige Dokumente und vor allem Formulare ab, etwa zur Anmeldung der Kunden oder zur Abrechnung. „Die Informationen sind jetzt schnell zu finden, aktuell und vor allem stets verfügbar", sagt Nestl. Die Präsenzinformation von Office Communications Online zeigt an, ob ein Mitarbeiter in der Tauchbasis gerade erreichbar ist; vergebliche Telefonanrufe entfallen damit. „Wir arbeiten nun viel effizienter mit unseren Außenstellen zusammen", sagt Nestl. „Auch nutzen die einzelnen Tauchbasen untereinander die Tools, um sich auszutauschen." Probleme gebe es nur mit Videokonferenzen wegen der niedrigen Internet-Bandbreite in Ägypten oder auf den Malediven, so Nestl. Derzeit ist DiveConsult dabei, Exchange Online einzuführen. „Unser Ziel ist es, alle Postfächer von unserem lokal installierten Microsoft Exchange Server 2007 auf Exchange Online zu verschieben", sagt Nestl. Exchange Online basiert auf Microsoft Exchange Server und bietet überall sicheren Zugriff auf die Mails. In der Standardlizenz sind fünfundzwanzig GByte Postfachspeicher pro Nutzer enthalten. „Wir sind sehr zufrieden mit BPOS; die Online-Suite hat all unsere Erwartungen erfüllt", resümiert Nestl. „Das System läuft stabil und ist schnell zu erweitern. Vor allem ist es sehr einfach zu bedienen. Das kommt bei unseren Kollegen in den Tauchbasen vor Ort sehr gut an, die ja meist keinen technischen Hintergrund haben."
Die infoWAN Datenkommunikation GmbH ist eine Unternehmensberatung für komplexe IT-Infrastrukturen. Sie bietet ein komplettes Dienstleistungsportfolio von Consulting, Training, Support über individuelle Softwareentwicklung bis hin zum Vertrieb von Standardlösungen. Als Microsoft Gold Certified Partner bietet infoWAN Lösungen OnPremise, in der Cloud und hybride Mischformen an.
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